قبل از اختراع سیستم های حضور و غیاب مشکلات زیادی بین کارفرماها و کارمندان وجود داشت تا اینکه دستگاه های حضور و غیاب با ساعت زدن دقیق ورود و خروج افراد این مشکلات را حل کردند.سیستم حضور و غیاب شامل دستگاه و نرم افزار می باشد ،دستگاه ها انواع مختلفی دارند و با توجه به برندشان نرم افزار های مختلفی نیز دارند.نحوه ثبت تردد پرسنل در دستگاه ها شامل کارتRFID ،اثر انگشت ،تشخیص چهره و رمز عبور می باشد که نسبت به محیط کاری شما متفاوت است مثلا اگر کسب و کاری دارید که اثر انگشت افراد کثیف یا از بین می رود حتما باید از دستگاهی استفاده کنید که تشخیص چهره نیز داشته باشد ولی در محیط های اداری اثر انگشت کافی است.رمز عبور و کارت توصیه نمی شود چون امکان ثبت افراد بدون حضورشان زیاد است.مشخصه مهم دستگاه های حضور وغیاب تعداد ثبت اثر انگشت و تشخیص چهره به عنوان یک پرسنل و تعداد ثبت تردد است که بستگی به حافظه دستگاه دارد و شما باید نسبت به تعداد پرسنل و شیفت کاری تان دستگاه مناسب را نتخاب کنید.

نرم افزار هر برندی مشخصات خودش را دارد ولی در بیشتر نرم افزار ها تا تعداد محدودی پرسنل و شیفت کاری رایگان است و محاسبه حقوق و دستمزد ،تاخیر ،تعجیل و اضافه کاری هر پرسنل را برای شما انجام می دهد.امکانات اضافه تری که شما به آن نیاز داشته باشید به صورت ماژول در همه نرم افزار ها قابل خرید و استفاده است. در مجموعه دکان چین آموزش کار با نرم افزار پس از خرید به صورت کامل و رایگان داده می شود.نحوه ارتباط نرم افزار با دستگاه های حضور و غیاب بسیار مهم است که از سه حالت خارج نیست حالت اول خروجی گرفتن از دستگاه به وسیله فلش و وارد کردن اطلاعات به وسیله همان فلش، حالت دوم اتصال کابل شبکه از دستگاه به شبکه محلی خودتان یا مستقیم به سیستم تان و وارد کردن اطلاعات در نرم افزار از طریق شبکه و حالت سوم اتصال دستگاه به صورت وای فای به شبکه محلی خودتان و وارد کردن اطلاعات به صورت وای فای که البته در حالت دوم و سوم دستگاه باید این امکان را اشته باشد تا انجام شود.